Voismart integrazione con Outlook  

integrazione outlook su centralino telefonico voismart

Funzioni innovative su VoiSmart Outlook Plug-in

Affidabilità e semplicità a servizio del cliente. Da oggi l’utente può gestire i servizi disponibili su Orchestra da Microsoft Outlook senza bisogno di aprire nessun altro applicativo. Un’ampia gamma di funzioni sono disponibili all’utilizzatore con un semplice click, come: clicca e chiama,  sincronizzazione, registrazione, SMS , FAX e Mobility . VoiSmart Outlook plugin è disponibile per la versione 2007 di Microsoft Outlook, la versione 2010 sarà rilasciata a breve.

Caratteristiche principali

“Clicca e Chiama”, ovvero effettuare le chiamate con un click dall’elenco dei contatti o semplicemente selezionando un numero all’interno di una mail.

Ricevere le notifiche delle chiamate con l’apertura automatica della scheda contatto senza bisogno d’installare un software specifico. La barra telefonica permette di ricevere le notifiche delle chiamate in arrivo, metterle in attesa o registrarle.  Se il numero della chiamata in arrivo non è associato a nessun contatto è possibile crearne uno nuovo.

Annotazioni nel diario di Outlook dello storico chiamate e registrazioni.

Registrazione chiamata e accesso alle registrazioni. E’possibile registrare una conversazione direttamente da Outlook tramite l’apposita incona. Le registrazioni archiviate per data, identificativo del chiamante e del chiamato, durata della chiamata potranno essere successivamente ascoltate all’interno del plugin. Le registrazioni effettuate potranno essere archiviate direttamente sul PBX o su dispositivi esterni al fine di garantire sicurezza, riservatezza e nessun limite allo spazio di registrazione.

Sincronizzazione contatti tra VoiSmart PBX e Outlook. La funzione di sincronizzazione manterrà aggiornata  la propria rubrica e quella del centralino VoiSmart così da rendere sempre disponibili i propri contatti anche quando non si è in ufficio. 

Creazione conferenze.  E’ possibile  programmare conferenze telefoniche semplicemente selezionando i contatti da incontrare nella meeting room di Orchestra. Grazie alla gestione intuitiva del calendario è possibile memorizzare l’evento,  attraverso la schedulazione della data e l’ora, identificazione dei numeri da chiamare, inserimento di  eventuali note ed infine la definizione della modalità di ripetizione.

Invio e ricezione SMS. Tutti gli utenti, se abilitati, possono ricevere ed inviare SMS direttamente dal client di posta elettronica.  L’utente potrà utilizzare gli SMS inviati alla centrale VoiSmart per modificare il proprio stato di mobilità o per generare callback o call bridging.

Invio e ricezione FAX.  Orchestra FAX Server permette d’assegnare ad ogni utente una casella FAX con un numero interno dedicato, così che l’utente possa gestire la propria casella FAX attraverso un’interfaccia web intuitiva sia in locale che da remoto. L’utente può beneficiare delle seguenti funzionalità: ricezione FAX su e-mail come allegato PDF; notifica dell’invio o fallimento dei FAX; tracciabilità di ogni singolo FAX; monitoraggio del traffico FAX in uscita; inoltro del FAX via mail (formato PDF) ad uno o più destinatari; invio veloce da interfaccia web indicando file e destinatario in modo integrato con la Rubrica centralizzata (solo formato PDF); possibilità di schedulare l’invio dei FAX ; invio tramite posta elettronica attraverso l’opzione “mail to FAX” (solo in PDF) ed infine archiviazione FAX inviati e ricevuti con possibilità di aggiungere note per le ricerche future. A tali vantaggi è d’obbligo aggiungere un flusso di informazioni ottimizzato con una conseguente riduzione dei costi di comunicazione aziendale.

Mobility. E’ possibile gestire direttamente da Outlook tutte le funzionalità del servizio di Advanced Mobility. L’utente aziendale,  con pochi click, potrà decidere come gestire le sue chiamate: ad esempio rispondendo solo se necessario a  contatti raggruppati in gruppi classificati, oppure risultando sempre in ufficio o reperibile. Per esempio, se l’utente definisce una “regola” che inoltra le chiamate contemporaneamente al suo interno, al suo cellulare ed al suo numero di casa, quando riceve una  chiamata tutti e tre i telefoni squilleranno, ma solo il primo a rispondere si metterà in collegamento con il chiamante. E’ importante perciò stabilire le “regole di mobilità” ed i “gruppi di chiamanti” a cui applicare le regole, dopodiché sarà il Centralino VoiSmart e la Orchestra Advanced Mobility ad abbinare i gruppi di contatti alle regole e far suonare simultaneamente o in cascata i telefoni definiti.  In tal modo l’utente personalizza la modalità di risposta per ogni contatto ed esigenza, ottimizzando il tempo a sua disposizione e non correndo il rischio di perdere un’opportunità di lavoro con un “occupato o fuori servizio”!