Instant messaging ( IM ) Voismart e la messaggistica istantanea

VoiSmart Instant Messaging & Presence (IM) è una soluzione di messaggistica istantanea basato su protocollo Jabber, che permette una rapida ed efficiente comunicazione tra gli utenti di reti locali e geografiche, sia pubbliche che private. Il client di VoiSmart IM consente anche la gestione della presence e rappresenta quindi una potente estensione verso la piattaforma Orchestra. L’unione di due tecnologie essenziali, la messaggistica in tempo reale e la presenza, all’interno del sistema di comunicazione telefonico, offre servizi e applicazioni in grado di rispondere ai moderni processi di lavoro e di business.

La messaggistica istantanea ha ormai un ruolo importante nella comunicazione. Con centinaia di milioni di lavoratori che attualmente utilizzano sistemi di Instant Messaging, in crescita continua, la messaggistica istantanea ha affermato il suo ruolo nel mondo delle comunicazioni aziendali.

Messaggistica unificata per tutti

I sistemi VoiSmart IM rendono più veloce lo scambio di informazioni, link e brevi note utili senza il vincolo della vicinanza fisica. In questo modo sedi decentrate della stessa azienda o collaboratori che utilizzano PC o palmari possono comunicare gratuitamente e istantaneamente. Il client di VoiSmart IM consente inoltre di connettere altri sistemi di messaggistica trasportando in un unico ambiente controllato strumenti personali aperti. Nelle soluzioni VoiSmart IM la presence dell’utente viene completata con le informazioni di raggiungibilità telefonica: libero, occupato, disponibile sul cellulare e molti altri stati. Questo semplifica la comunicazione e migliora la produttività eliminando telefonate a vuoto. Il client di accesso alla VoiSmart IM, oltre ai servizi di messaggistica istantanea, permette di sfogliare la Rubrica aziendale, di accedere a tutti i servizi telefonici e con il softphone integrato di effettuare chiamate telefoniche direttamente dal PC in modalità click-to-dial.

Sicurezza innanzitutto

VoiSmart IM è stato progettato per integrarsi nella rete aziendale e fornire servizi con un alto grado di sicurezza e controllo. In particolare offre la possibilità di avere messaggi criptati e un sistema di utilizzo forzato di software antivirus durante il trasferimento dei files per garantire la sicurezza ed inoltre utilizza un sistema di autenticazione e controllo tramite la directory centrale per assicurare la comunicazione in sicurezza.

VoiSmart, con questo nuovo modulo dedicato alla messaggistica istantanea, ha proposto una nuova architettura di unified communications per connettere utenti, applicazioni e sistemi aziendali ovunque e con estrema semplicità.

Clicca qui per visitare la demo online.

Principali Caratteristiche

• Client di Accesso al servizio multipiattaforma (Windows/Linux/Mac)
• Comunicazioni crittografate
• Integrazione con sistemi di autenticazione aziendali (LDAP, Active Directory) per una gestione centralizzata degli accessi
• Interoperabilità con i maggiori network IM
• Integrazione con il centralino telefonico VoiSmart
• Supporto per integrazioni multi PBX
• Monitoraggio dello stato dei telefoni degli utenti associati
• Accesso alla Rubrica telefonica aziendale e servizio “clicca e chiama”
• Gestione e amministrazione del servizio tramite interfaccia web
• Controllo di accesso alla comunicazione verso la rete pubblica
• Conferenza multi-utente
• Gruppi di utenti (liste) e comunicazione broadcast
• Client con softphone integrato

Molto più che un client di Instant Messaging

Il client VoiSmart IM è un potente strumento di comunicazione, infatti, tramite esso è possibile accedere a molti servizi oltre a quelli di messaggistica tradizionale:

• Monitorare lo stato degli interni telefonici (libero, occupato, assente, in fase di impegno linea) dei centralini collegati; VoiSmart IM può collegarsi a più centralini e fornire le informazione ai client tramite un unica interfaccia.
• Gli utenti possono collegare il proprio nome utente aziendale ad un altro pre-esistente personale per mantenere la propria lista di contatti e favorire l’utilizzo della messaggistica instantanea anche con gli utenti esterni alla rete aziendale.
• Generare chiamate tramite un’unica interfaccia sul telefono della propria scrivania utilizzando la tastiera o il mouse.
• Copia&Chiama. Generare chiamate da qualsiasi applicazione, in ambiente window, selezionando il numero, questo apparirà sul client VoiSmart e con un click si potrà generare la chiamata del numero selezionato. Tutto ciò è indipendente dall’applicazione, che sia un browser su internet o un foglio Excel, o altro e senza installare alcun plugin aggiuntivo.
• Generare chiamate su qualsiasi telefono; è possibile selezionare il telefono su cui ricevere le chiamate effettuate tramite il VoiSmart IM.
• Gestire la rubrica telefonica centralizzata, ricercare, aggiungere, cancellare, modificare contatti ed inoltre generare direttamente chiamate con un click.
• Chiamare senza telefono. Voismart IM integra un softphone in grado accedere a tutti i servizi telefonici del centralino VoiSmart senza alcun dispositivo aggiuntivo e senza alcun costo aggiuntivo.

Il client VoiSmart IM è integrato con una comoda cornetta USB che trasforma il softphone in un telefono portatile dotato di display e tastiera. La tastiera della cornetta permette di digitate i numeri come un qualsiasi telefono, evitando di utilizzare il mouse o la tastiera del PC, mentre il display mostra i numeri digitati e/o quelli delle chiamate in arrivo, evitando di dover aprire il softphone e interrompere l’applicazione in uso in quel determinato momento.

VoiSmart IM integrato con la cornetta USB è lo strumento di comunicazione ideale anche per chi viaggia.

Messaggistica Istantanea integrata con la telefonia

Le società distribuite su molte sedi e con molto personale viaggiante (p.e.: network commerciale, logistica, produzione e sviluppo tecnologico, controllo su stabilimenti all’estero ..) possono sfruttare i vantaggi della messaggistica istantanea per migliorare la comunicazione tra il personale e ridurre i costi di comunicazione. L’introduzione di VoiSmart IM in azienda introduce i seguenti vantaggi:
• Aumento della comunicazione tra il personale
• Riduzione del numero di chiamate telefoniche
• Riduzione dei costi del personale viaggiante
• Semplificazione dell’accesso ai servizi centralizzati
Lo schema seguente ipotizza un’azienda distribuita multinazionale?? con personale che lavora sia fuori sede per missioni specifiche sia come telelavoratore. Nella sede centrale è installata una Centrale VoiSmart con PBX e un server di Messaggistica Istantanea, nelle filiali sono invece installati dei centralini VoiSmart collegati via Internet alla sede centrale. Infine si ipotizza anche la presenza di personale che lavora da casa, in hotel con un portatile o personale in viaggio che utilizza uno smart phone.

In questo panorama diversificato il sever VoiSmart IM supervisiona lo stato di tutti i centralini e di tutti gli utenti, notificando a ognuno quali utenti sono nella propria postazione e quali sono al telefono. Nelle sedi periferiche ogni utente potrà verificare, dal proprio client VoiSmart IM, la disponibilità del proprio collega prima di disturbarlo con una chiamata. Le chiamate via VoIP, e non solo, potranno essere effettuate con un solo click dal client VoiSmart. Gli utenti in albergo potranno utilizzare il softphone integrato per ricevere ed effettuare le chiamate unitamente all’invio di messaggi istantanei ai propri colleghi in sede. I colleghi in viaggio utilizzeranno lo smart phone con il client Jabber per comunicare con l’azienda evitando chiamate non necessarie

Benefici e soddisfazione

Aumento della comunicazione tra il personale: La messaggistica istantanea, meno invasiva della chiamata telefonica, incentiva la comunicazione. L’utente potrà inviare messaggi e ricevere risposte in tempo reale anche quando il collega è impegnato in altre attività così da creare il minimo disturbo.
Riduzione del numero di chiamate telefoniche: l’introduzione del sistema di messaggistica istantanea riduce la necessità di effettuare chiamate telefoniche, ad esempio molte richieste potranno essere fatte ed evase con un semplice messaggio. Il gateway integrato verso altri network di messaggistica permette di interagire con utenti esterni, clienti, fornitori con messaggi anziché con telefonate. Il sistema integrato di monitoraggio e supervisione dei telefoni avvisa della disponibilità del collega, riducendo al minimo i tempi di attesa e chiamando solo quando la persona è disponibile.
Riduzione i costi del personale viaggiante: Il personale in viaggio, in missione o un telelavoratore potranno utilizzare il network di telefonia aziendale minimizzando o eliminando l’utilizzo di telefonini, costi di roaming, ecc. L’utente potrà utilizzare il client VoiSmart sia per le chiamate sia per la messaggistica. Il telefono dell’hotel potrà essere utilizzato come terminale per ricevere ed effettuare telefonate, ma tutte generate dalla centrale aziendale VoiSmart.
Facilita l’accesso ai servizi centralizzati: Il client VoiSmart IM abilita ogni utente all’utilizzo dei servizi di comunicazione, per esempio: in albergo l’utente potrà ricercare sulla directory aziendale i numeri di telefono o cellulare o fax di un determinato cliente e con un click effettuare la chiamata o inviare un fax o un sms. Potrà mantenere aggiornata la scheda dei propri contatti e sincronizzarla con la propria rubrica in Microsoft Outlook, ecc.